L'intranet è una rete locale(LAN), o un raggruppamento di reti locali, usata all'interno di un’organizzazione per facilitare la comunicazione e l'accesso all'informazione, che può essere ad accesso ristretto. A volte il termine è riferito solo alla rete di servizi più visibile - il sistema di siti che formano uno spazio web interno – mentre in altre accezioni il termine può essere inteso come il sistema di informazioni e servizi di utilità generale accessibili dalla rete interna.
In altre parole intranet è l’applicazione digitale di una serie di informazioni che si usano in ufficio, rappresenta la raccolta di tutti quegli strumenti per chi opera all’interno di un contesto.
Le intranet aziendali sono classificate in diversi modelli:
- Publishing: riguarda la pubblicazione, personalizzazione e visualizzazione dei contenuti su intranet, realizzando la comunicazione monodirezionale di contenuti verso il personale.
- Document management: è un supporto all'acquisizione ed alla gestione della conoscenza esplicita, con funzioni di archiviazione, indicizzazione, correlazione e ricerca;
- Community: è un supporto alla comunicazione e all'interazione tra utenti attraverso servizi interattivi (forum, mailing list, instant messaging, chat, etc.), finalizzati alla gestione della conoscenza all'interno dell'azienda;
- Collaborative work: è un supporto alla collaborazione e al teamworking;
- Legacy integration: supporto all'accesso ai sistemi informativi aziendali, ai dati e alle procedure dei sistemi gestionali e di tutti gli altri applicativi in azienda;
- Self Service: è una funzionalità in grado di erogare servizi interattivi ai dipendenti, come e-learning, rubrica del personale, modulistica, help desk informatico etc.
Il suo aspetto varia da azienda ad azienda, prendendo forme anche completamente diverse a seconda degli obiettivi e delle teorie di management su cui il sistema viene costruito.
In ogni caso, Intranet serve ad evitare problemi di comunicazione interna, poiché è il mezzo ideale per pubblicare rapporti settimanali, promemoria, per dare vita a bacheche virtuali, messaggistica immediata e chat moderate. In questo modo, tutti i lavoratori interessati dispongono delle medesime informazioni, in modo rapido ed efficace, evitando disguidi e inutili passaparola.
Migliora inoltre l'utilizzo della posta elettronica. Inviare per posta elettronica più versioni dello stesso documento o della stessa presentazione può generare confusione e talvolta un eccesso di informazioni. Con Intranet invece gli utenti possono lavorare su un file condiviso e disporre di una posizione centrale in cui salvare la versione più aggiornata. In questo modo si risparmia anche spazio sul server.
In intranet una funzione fondamentale dovrebbe averla il motore di ricerca perché è specifico alla funzione di andare a trovare documenti, elementi, storie su un determinato concetto. Il motore di ricerca dovrebbe essere uno degli aspetti fondamentali di intranet.
Intranet, insomma, rappresenta la concezione della comunicazione in azienda, della condivisione della conoscenza, della riduzione del lavoro inutile. Rafforza la capacità di controllo del centro aziendale sull'intera attività dell'impresa, ed è utile sia per facilitare altri cambiamenti, sia per migliorare la velocità e la flessibilità dell'azienda stessa.
Le attività legate ad intranet sono in grande crescita di credibilità e utilità. Ma sono poche le realtà in Italia, soprattutto pubbliche, in cui intranet viene usato pienamente, intranet infatti viene usato solo quando manca un numero di telefono, o vedere quando è organizzato un evento, etc.
La vera capacità di intranet è invece quella di dare informazioni e riceverne in cambio. Internet stessa è nata come intranet militare e solo successivamente è stata aperta. Ha dunque come filosofia di fondo la stessa di internet, una filosofia chiusa, riservata. Oggi la gestione di intranet all’interno delle attività pubbliche e quasi esclusivamente demandata agli informatici, intranet è considerato come uno strumento freddo. Si può considerare questo atteggiamento come uno dei grandi buchi che la corsa dell’informatica genera.
L’idea di generare contenuti per le reti interne è una grande possibilità di lavoro per chi vuole operare nel campo della comunicazione. Un problema è che intranet essendo poco visibile è anche poco studiabile. Graficamente di solito le due interfacce (intranet-internet) sono uguali, in intranet la grafica è simile a quella di internet ma più brutta, le informazioni sono simili ma meno curate.
Cosa manca dentro intranet? Intranet sembra un mondo abbandonato, internet è rivolto ad un mercato globale, intranet è rivolta allo stesso mercato globale ma settorializzato, cioè all’interno della realtà dove viene usata. Mancano la diretta, la realtà del mondo, il vero limite di intranet è la sua staticità.
Intranet è uno strumento dove il valore della comunicazione oggi è pari a zero ma ha bisogno della comunicazione per migliorare i flussi di lavoro e per meglio controllare le attività che avvengono nell’azienda (es: una buona comunicazione interna sarebbe quella di aumentare la propria comunicazione in intranet, in modo che i dipendenti non siano costretti a rivolgersi altrove, cioè ad altri siti internet, per ricevere le informazioni). Questo avviene già con altre forme di comunicazione in alcune grandi aziende, che hanno per esempio la propria radio o la propria televisione. Servono a codificare un linguaggio interno.
La comunicazione interna ha il suo valore principale nella gestione delle conoscenze non per una questione di controllo ma di armonizzazione delle conoscenze. Il centro di coordinamento è il vero cuore della comunicazione interna. Se so quali informazioni viaggiano all’interno so anche quali informazioni escono all’esterno. Non c’è comunicazione esterna se non c’è una buona comunicazione interna.
Comunicazione interna, intranet sono temi che hanno bisogno di comunicazione, hanno bisogno del linguaggio. In Italia mancano nelle aziende le figure di comunicatori interni che sappiano fare questo lavoro (per esempio nelle grandi aziende americane queste figure mediano nelle chat, regolano nella community interna lo scambio dei documenti).
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